ABAHE Facebook ABAHE on Google+ ABAHE on Twitter ABAHE on Youtube ABAHE Online Chat ABAHE Forums ABAHE Ambassadors ABAHE Testimonials

أقسام الأكاديمية

السكرتارية التنفيذية

Executive Secretary


تختص السكرتارية التنفيذية بكافة المهمات التنظيمية للعمل الإداري المكتبي و يعتبرها البعض الساعد الأيمن للمدير لمساعدته في أداء مهمات عمله على النحو المطلوب حيث تختص السكرتارية التنفيذية بمهمات حفظ الأسرار و ترتيب و تنظيم المواعيد و متابعة النشاطات المختلفة للإدارة من مؤتمرات و معاملات و رحلات و غيرها من المعاملات و ذلك بالإضافة لتنظيم الاجتماعات و تسجيل محاضرها و استقبال و أرشفة المراسلات كذلك يتضمن العمل في مجال السكرتارية التنفيذية العديد من الخصائص و منها الأمانة و الصدق و حفظ الأسرار و اللباقة و حسن التصرف و القدرة على التواصل الفعال و مهارات التذكر بشكل جيد بالإضافة للتمتع بالثقة بالنفس و القدرة على التعبير عن الأفكار و المظهر المناسب و احترام الآخرين و الالتزام بمهمات العمل و تلبية متطلباته و دقة الملاحظة و القدرة الجيدة على إدارة الذات و التعاون مع الآخرين بالإضافة للقدرة على تنظيم الأولويات و تجنب الخصائص السلبية في التعاملات مع الآخرين في بيئة العمل.

و عادة ما يتطلب العمل في السكرتارية التنفيذية توافر مؤهل جامعي بالإضافة للعديد من الدورات الداعمة في هذا المجال كما يتضمن العمل في مجال السكرتارية التنفيذية إتقان لغة أجنبية على الأقل بالإضافة لاتقان مهارات العمل على تطبيقات الحاسوب و عادة ما يتسم العمل في مجال السكرتارية التنفيذية بالتغير و التسارع المرتبط بتغير بيئة الأعمال نفسها ما يفرض على العاملين في هذا المجال بضرورة الرغبة في التطوير الذاتي المستمر و ترقية مستوى الكفاءة و التدريب المستمر لمواكبة كل جديد كما يتضمن العمل في مجال السكرتارية التنفيذية الإلمام بالعديد من الأمور المكتبية و القدرة على عمل الدراسات و صياغة التقارير و تنظيم الاتصالات و عمل الملخصات كذلك بالإضافة للمقدرة على التعامل مع نظم الحجز في الطيران و الفنادق و تجهيزات تنظيم الاجتماعات كما يتضمن العمل في مجال السكرتارية التنفيذية متابعة تنفيذ خطط و تعليمات الإدارة العليا و التعاون مع المدراء العام و التنفيذي و تطبيق اللوائح والقوانين المنظمة للعمل هذا المجال.

و يتضمن كذلك إعداد جداول بالمواعيد للمدير و الحفاظ على المظهر الخاص بالمكتب من حيث النظام و النظافة و الجاهزية لاستقبال الضيوف بالإضافة لتحرير المكاتبات الخاصة بالمدير و طباعة ما يحتاج المدير لطباعته و ذلك بالإضافة لحفظ و صيانة الملفات الخاصة بالعمل بالإضافة للإشراف على استلام و توجيه رسائل البريد الإلكتروني و استقبال الفاكس و التحقق من القدرة على سرعة التعامل مع الملفات و سرعة استدعائها و فهرسة تلك الرسائل بما يضمن الاستفادة منها عند الطلب بالإضافة للإعداد المسبق للوثائق و المستندات المرتبطة بموضوع الاجتماع و كذلك متابعة حالة الأجهزة و الأدوات المكتبية و التحقق من صلاحيتها للعمل بشكل سليم بالإضافة لمتابعة الدعوات و اعمال الصيانة و متابعة التقارير الداخلية كذلك و غيرها من المتطلبات الواجب توافرها لضمان سلاسة العمل في المجال الإداري و تحقيق متطلبات الإدارة على الوجه الأفضل.

88 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 88% (2870 Votes)

الماجستير التخصصي